VEEL GESTELDE VRAGEN OVER ISO 14001

Veel gestelde vragen over ISO 14001 1. Heeft de overheid een rol bij behalen van een ISO 14001 certificaat? 2. Wat is een reële tijdsbesteding voor een certificatieproces? 3. Welke certificatie-instelling kunnen wij het beste nemen? 4. Wat is de relatie tussen productgerichte milieuzorg en een milieuzorgsysteem volgens ISO 14001? 5. Hebben wij voldaan aan de eisen uit de ISO 14001 norm met betrekking tot monitoring en metingen wanneer wij de meet- en registratieverplichtingen uit de milieuvergunning uitvoeren? 6. Wordt een ISO 14001 certificaat afgegeven voor een gehele organisatie of ook voor onderdelen ervan? 7. Is de invoering van een milieuzorgsysteem volgens ISO 14001 wel mogelijk in het MKB of kunnen bepaalde onderdelen worden weggelaten? 8. Wij willen een milieuzorgsysteem invoeren en wij weten niet of we nu EMAS of de ISO 14001 als uitgangspunt moeten gebruiken. 9. Bij het onderdeel planning in de ISO 14001 moet een organisatie de milieu-aspecten inventariseren. Hoever moet je daarmee gaan bij een niet-industriële organisatie? 10. In hoeverre kan het milieuzorgsysteem volgens ISO 14001 worden gecombineerd met het kwaliteitszorg of arbozorgsysteem? 11. Hoe kom ik te weten welke organisaties ISO 14001 zijn gecertificeerd? 12. Wat is de relatie tussen het wettelijk milieuverslag en het verslag uit de EMAS-verordening? 13. De uitvoering van het milieubeleid kan toch ook in een kwaliteitszorgsysteem worden geregeld, wanneer heeft een afzonderlijk managementsysteem volgens ISO 14001 een toegevoegde waarde? 14. Op welk moment kan ik mijn organisatie laten certificeren volgens ISO 14001? 15. In hoeverre moeten onderaannemers en toeleveranciers beoordeeld worden op milieuaspecten en waar staat dat in de norm? 16. Wat kan je doen als je klachten over een bedrijf hebt of als je denkt dat ten onrechte een ISO 14001 certificaat is afgegeven? 17. In hoeverre moet je als bedrijf je omgeving informeren over je activiteiten tot het verkrijgen van een ISO 14001 certificaat? 18. Volgens de ISO 14001 moet ik de milieuwet- en regelgeving periodiek checken op wijzigingen. Hoe doe ik dat? 19. Als een bedrijf verhuist naar een nieuwe locatie, kan het ISO 14001 certificaat dan automatisch worden meegenomen, worden er van het bedrijf nog acties verwacht en krijgt het bedrijf een nieuw certificaat voor deze nieuwe locatie? 20. Ik heb begrepen dat er een norm is voor het uitvoeren van milieu-audits. Is deze norm ook van toepassing op mijn bedrijf dat ISO 14001 gecertificeerd is? Zo ja, hoe ga ik met deze norm om? 21. Ik ben bezig met het opzetten van een milieuzorgsysteem. Een van de onderdelen uit de ISO 14001 norm is het inventariseren en evalueren van milieuaspecten. Welk belang wordt hier binnen het zorgsysteem aan gehecht en hoe voer ik de inventarisatie het beste uit? 22. In de ISO 14001 staat dat we als organisatie die milieuaspecten moeten beheersen waarop wij invloed kunnen uitoefenen. In hoeverre moeten wij hiervoor derden aanspreken die ons diensten en/of producten leveren? 1. Heeft de overheid een rol bij behalen van een ISO 14001 certificaat? De overheid heeft geen enkele bemoeienis met het certificatieproces. De certificatie-instelling komt zelfstandig tot een oordeel of het milieuzorgsysteem wel of niet aan alle eisen van de ISO 14001 norm voldoet. De certificatie-instelling beoordeelt onder meer of noodzakelijke vergunningen aanwezig zijn en de organisatie in staat is te voldoen aan de gestelde vergunningvoorschriften. Wanneer er afwijkingen zijn van vergunningvoorschriften is van belang dat de organisatie daarover gecommuniceerd heeft met de overheid. Het is aan de overheid om te bepalen welke consequenties aan eventuele overschrijdingen worden verbonden. De certificatie-instelling beoordeelt of de overheid op tijd op de hoogte wordt gesteld en eventuele afspraken ook worden nagekomen. Aangezien veel organisaties het ISO 14001 willen gebruiken in de relatie met de overheid adviseert SCCM wel om vooraf de overheid schriftelijk in kennis te stellen van het voornemen tot ISO 14001 certificatie. Door de overheid gelegenheid te bieden aandachtspunten aan te geven voor het certificatieonderzoek kunnen verrassingen achteraf worden voorkomen en kan het vertrouwen in het ISO 14001 certificaat worden versterkt. Steeds vaker komt het ook voor dat bedrijven de overheid de mogelijkheid bieden het certificatieonderzoek te observeren. De toegevoegde waarde van het certificatieproces wordt dan door de overheid in de praktijk ervaren. 2. Wat is een reële tijdsbesteding voor een certificatieproces? De tijd die een certificatie-instelling nodig heeft voor een certificatieonderzoek is van verschillende factoren afhankelijk en moet bij elke organisatie opnieuw worden vastgesteld. Een belangrijke factor is de aard van de activiteiten en het aantal belangrijke milieu-aspecten dat daar mee samenhangt. Verder speelt de omvang van de organisatie, het al dan niet werken in ploegen en een eventuele combinatie met de certificatie van het kwaliteitszorgsysteem een rol. Wanneer een organisatie het milieuzorgsysteem goed heeft gedocumenteerd en zorgt voor interne audits van een hoog niveau zal dit ook een gunstig effect hebben op de tijd die de certificatie-instelling nodig heeft. Op basis van een in-take gesprek geven de meeste certificatie-instellingen een indicatie van de tijd en kosten die gemoeid zijn met het vooronderzoek, het certificatie-onderzoek en de periodieke controles. Om een indruk te geven van de benodigde tijd het volgende voorbeeld. De uitvoering van een vooronderzoek en certificatieonderzoek bij een machinefabriek met circa 100 mensen die niet in ploegen werken en waar geen kwaliteitszorgsysteem is kost circa 8 mensdagen. Voor controles komen daar nog circa 2 dagen per jaar bij. 3. Welke certificatie-instelling kunnen wij het beste nemen? In Nederland zijn er circa 15 certificatie-instellingen aangesloten bij SCCM en voor ISO 14001 certificatie geaccrediteerd door de Raad voor Accreditatie. De erkenning door de Raad voor Accreditatie is gekoppeld aan bepaalde bedrijfstakken ‘de scope’ van de erkenning. De ‘scope’ van de erkenning is afhankelijk van de kennis en ervaring die de certificatie-instellingen in huis heeft over de verschillende bedrijfstakken. Er zijn certificatie-instellingen die een erkenning hebben voor zo goed als alle bedrijfstakken. Er zijn ook certificatie-instellingen die er voor kiezen om zich te specialiseren in bepaalde sectoren. Bijvoorbeeld de voedingssector, grafische sector of de bouw. Een belangrijk criterium bij de keuze van de certificatie-instelling is of deze een toegevoegde waarde kan leveren en de organisatie kan stimuleren tot een steeds verdere verbetering van het milieuzorgsysteem. De kwaliteiten van de auditors, zowel de inhoudelijke deskundigheid, bekendheid met de activiteiten van de organisatie als de wijze van werken spelen dan een belangrijke rol. Gebruikelijk is om bij de keuze van een certificatie-instelling enkele certificatie-instellingen uit te nodigen om naast een indicatie van de kosten ook kennis te maken met de werkwijze. Bij SCCM is een overzicht beschikbaar van de aangesloten certificatie-instellingen. De door SCCM uitgegeven lijst van ISO 14001 gecertificeerde organisaties geeft inzicht in de terreinen waar de certificatie-instellingen werkzaam zijn. 4. Wat is de relatie tussen productgerichte milieuzorg en een milieuzorgsysteem volgens ISO 14001? Door in het bijzonder het ministerie van VROM en de Vereniging VNO-NCW wordt de laatste tijd regelmatig aandacht besteed aan het onderwerp ‘productgerichte milieuzorg’. Centraal daarbij staat dat de milieu-aspecten van het product vanuit de keten dienen te worden benaderd. De milieubelasting kan namelijk ook bij toeleveranciers en bij afnemers ontstaan. Een betere afstemming tussen de verschillende partijen in de keten kan het terugbrengen van de milieubelasting mogelijk maken. De ISO 14001 norm verplicht organisaties om bij de inventarisatie van de milieuaspecten uit te gaan van de ‘producten, activiteiten en diensten’ van de organisatie. Ook dient volgens de ISO 14001 norm aandacht te worden besteed aan de milieuaspecten bij toeleveranciers. Het concept van ‘productgerichte milieuzorg’ past dan ook in de ISO 14001 norm. De verschillende publicaties van het ministerie van VROM en de Vereniging VNO-NCW geven handvaten om dit onderwerp binnen de ISO 14001 norm ‘handen en voeten te geven’. Er hoeft dus geen nieuw managementsysteem te worden opgezet. Binnen de ‘plan-do-check-act’ cyclus van het milieuzorgsysteem worden ook de productgerichte milieuaspecten aangestuurd. 5. Hebben wij voldaan aan de eisen uit de ISO 14001 norm met betrekking tot monitoring en metingen wanneer wij de meet- en registratieverplichtingen uit de milieuvergunning uitvoeren? Daarmee zal meestal niet voldaan zijn aan de eisen uit de ISO 14001 norm. Een organisatie moet volgens de ISO 14001 norm de belangrijkste kenmerken monitoren en meten van de werkzaamheden en activiteiten die een belangrijk effect kunnen hebben op het milieu. De organisatie moet daarnaast in staat zijn om de naleving van de milieudoelstellingen en taakstellingen te traceren. Het punt is dat de milieuvergunning geen betrekking heeft op alle milieuaspecten van de ‘producten, activiteiten en diensten’ van een organisatie. De organisaties heeft een eigen verantwoordelijkheid om de belangrijke milieuaspecten te selecteren. Dit zullen niet uitsluitend de milieuaspecten zijn die via de milieuvergunning worden geregeld. Er dienen derhalve vaak ook andere milieuaspecten te worden gevolgd. Daarnaast heeft de organisatie een eigen verantwoordelijkheid om te bepalen wat de beste manier is om de milieuaspecten te meten en monitoren. Het kan zijn dat de verplichtingen die in de milieuvergunning zijn opgenomen niet adequaat zijn. Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat de meetfrequentie of meetmethode die in de milieuvergunning is opgenomen onvoldoende is om de naleving van de milieudoelstellingen en taakstellingen goed te volgen. De organisatie is ervoor verantwoordelijk om, los van de verplichtingen uit de milieuvergunning, zelf te bepalen wat de juiste manier en frequentie van monitoren en meten is. 6. Wordt een ISO 14001 certificaat afgegeven voor een gehele organisatie of ook voor onderdelen ervan? Een organisatie kan zelf kiezen of het een ISO 14001 certificaat wil behalen voor de gehele organisatie of voor bepaalde organisatieonderdelen. Wanneer een organisatie-onderdeel een eigen management heeft, dat verantwoordelijk is voor alle relevante milieuonderwerpen en de mogelijkheid heeft een eigen milieubeleid te voeren, kan dit afzonderlijk worden gecertificeerd. Dit geldt bijvoorbeeld vaak voor business units of werkmaatschappijen. Bij sommige organisaties is het beleid om elke onderdeel afzonderlijk te laten certificeren terwijl andere organisaties juist de organisatie als geheel willen laten certificeren. Op elk ISO 14001 certificaat staat de ‘scope’ van het certificaat. Daarin staat omschreven op welke activiteiten of onderdelen van de organisatie het certificaat betrekking heeft. Het is belangrijk om altijd naar de scope van het certificaat te kijken omdat alleen de scope weergeeft waarop het certificaat daadwerkelijk betrekking heeft. 7. Is de invoering van een milieuzorgsysteem volgens ISO 14001 wel mogelijk in het MKB of kunnen bepaalde onderdelen worden weggelaten? De ISO 14001 norm geeft de systematiek van het milieuzorgsysteem weer. Het milieuzorgsysteem is opgebouwd uit een vijftal samenhangende onderdelen. Deze onderdelen zijn afgeleid van de zogenaamde Deming-cirkel. Eigenlijk kunnen er geen onderdelen worden weggelaten omdat dan het principe van de Deming cirkel niet meer werkt. Een organisatie kan de invulling van elk onderdeel aanpassen aan de eigen omstandigheden. Bij een kleinere organisatie zal het milieuzorgsysteem dan ook een eenvoudiger in te vullen zijn dan voor een grote organisatie. Bij bijvoorbeeld de inventarisatie van de milieuaspecten zal een organisatie in een branche met grotere aantallen vergelijkbare organisaties gebruik kunnen maken van branchestudies. Een grotere organisatie zal meer onderzoek op eigen kracht moeten doen. De beschrijving van taken- en verantwoordelijkheden zal voor een kleine organisatie veel eenvoudiger zijn dan voor een grote organisatie. Dat de toepassing in kleinere organisaties heel goed mogelijk is blijkt uit het overzicht van ISO 14001 gecertificeerde organisaties. Daarin zijn bijvoorbeeld diverse autospuiterijen opgenomen. 8. Wij willen een milieuzorgsysteem invoeren en wij weten niet of we nu EMAS of de ISO 14001 als uitgangspunt moeten gebruiken. Voor het invoeren van een milieuzorgsysteem is de ISO 14001 de meest geschikte norm. Deze norm geeft heel duidelijk het concept van het milieuzorgsysteem volgens de Deming-cirkel weer. De EMAS verordening is geen echte norm, het woord verordening geeft dit al aan. In de verordening is wel een bijlage opgenomen met een aantal eisen waaraan een milieuzorgsysteem moet voldoen. Uit deze eisen komt de opbouw en samenhang van de verschillende onderdelen van het milieuzorgsysteem echter niet goed tot uitdrukking. Wanneer een bedrijf een beschikt over een milieuzorgsysteem dat voldoet aan de ISO 14001 norm zal ook zijn voldaan aan de eisen van de EMAS verordening op dit punt. Gebruikelijk is dan ook dat bedrijven eerst een ISO 14001 certificaat behalen en dit certificaat als basis voor de EMAS-deelname gebruiken. Voor EMAS deelname moet een bedrijf naast het invoeren van een milieuzorgsysteem ook een openbaar milieuverslag opstellen en laten beoordelen. Wanneer het milieuzorgsysteem eenmaal is ingevoerd zal de opstelling van het milieuverslag relatief eenvoudig zijn. Door EMAS-deelname kan dit verslag een extra waarde worden gegeven. 9. Bij het onderdeel planning in de ISO 14001 moet een organisatie de milieu-aspecten inventariseren. Hoever moet je daarmee gaan bij een niet-industriële organisatie? Om te voldoen aan de ISO 14001 norm dienen de milieu-aspecten van activiteiten van producten of diensten te worden geïdentificeerd die belangrijke effecten kunnen hebben op het milieu en die de organisatie kan beheersen en waarvan mag worden verwacht dat er invloed op kan worden uitgeoefend. Deze eis betekent dat op een brede manier naar de organisatie moet worden gekeken. Niet kan worden volstaan met het inventariseren van bijvoorbeeld de milieu-aspecten in de facilitaire organisatie. De organisatie zal zich moeten afvragen in hoeverre de diensten die worden geleverd ook een milieu-effect kunnen hebben. Zo zal een school moeten kijken in hoeverre milieu ook in het opleidingspakket tot een milieu-effect leidt. Milieu-aspecten kunnen dus ook een indirect karakter hebben, bijvoorbeeld omdat deze bij een toeleverancier optreden. Een organisatie zal moeten aantonen dat een complete inventarisatie is gemaakt en op een systematische wijze tot een keuze van de belangrijke milieu-aspecten is gekomen. 10. In hoeverre kan het milieuzorgsysteem volgens ISO 14001 worden gecombineerd met het kwaliteitszorg of arbozorgsysteem? Combinatie van zorgsystemen is heel goed mogelijk, zowel bij de implementatie van het zorgsysteem als bij de certificatie ervan. Elke organisatie kan zelf bepalen op welke wijze de zorgsystemen worden ingevoerd. Geheel afzonderlijk, geïntegreerd of op onderdelen geïntegreerd. Voorwaarde is dat aan alle eisen uit de verschillende normen is voldaan. De manier waarop is in de norm niet vastgelegd. De organisatie mag zelf bepalen op welke manier dat gebeurt. Van belang is wel dat goed is vastgelegd op welke manier de organisatie de verschillende zorgsystemen heeft ingevoerd. In de praktijk is te zien dat met name op het niveau van de beheersing van de activiteiten en de werkinstructies de integratie het verst gaat. Op het beleidsniveau zijn de zorgsystemen minder vaak geïntegreerd. Ook bij de certificatie van zorgsystemen worden audits gecombineerd. De certificatie-instelling zorgt ervoor dat een auditteam wordt samengesteld dat dan de verschillende zorgsystemen kan beoordelen. De audits worden zo ingedeeld dat alle relevante onderdelen uit de verschillende zorgsystemen voldoende aan bod komen. Uiteindelijk krijgt de organisatie voor elk zorgsysteem een afzonderlijk certificaat. 11. Hoe kom ik te weten welke organisaties ISO 14001 zijn gecertificeerd? Alle organisaties die in Nederland zijn gecertificeerd door een certificatie-instelling die door de Raad voor Accreditatie is erkend, worden geregistreerd door CM. Bij SCCM is een overzicht verkrijgbaar waarop alle gecertificeerde organisaties zijn weergegeven. Eind 1998 waren dit ruim 350 organisaties. Het jaar daarvoor waren dit er circa 100. De verwachting is dat dit aantal verder zal toenemen. Dit jaar zijn ook de eerste niet-industriële organisaties gecertificeerd voor ISO 14001. Deze zijn bijvoorbeeld te vinden bij de gemeentelijke overheid en de gezondheidszorg. Het aantal is nog klein maar gezien het aantal vragen om informatie zal dit zeker toenemen. In de industrie zijn gecertificeerde organisaties in bijna alle sectoren te vinden. Uiteraard zijn bedrijven uit de chemie daarbij goed vertegenwoordigd. 12. Wat is de relatie tussen het wettelijk milieuverslag en het verslag uit de EMAS-verordening? Circa driehonderd bedrijven krijgen de plicht om jaarlijks met betrekking tot de milieuzaken een overheidsverslag en een publieksverslag op te gaan stellen. Een van de voorwaarden om aan de EMAS-verordening deel te nemen is dat een publieksverslag is opgesteld dat door een daartoe erkende verificateur is goedgekeurd. Bedrijven die aan de EMAS-verordening deelnemen hebben daarmee voldaan aan de plicht tot het uitbrengen van een publieksverslag. Zeker voor bedrijven die reeds gecertificeerd zijn volgens ISO 14001 kan het nu extra interessant zijn om aan de EMAS-verordening deel te nemen. Door de certificatie-instelling die het milieuzorgsysteem certificeert volgens ISO 14001 ook het milieuverslag te laten verifiëren wordt met een beperkte extra inspanning EMAS-deelname mogelijk. Het grote voordeel is dat het publieksverslag door de externe validatie in waarde toeneemt. In een aantal lidstaten, in het bijzonder in Duitsland, kan EMAS-deelname ook in het zakelijk verkeer een voordeel opleveren. 13. De uitvoering van het milieubeleid kan toch ook in een kwaliteitszorgsysteem worden geregeld, wanneer heeft een afzonderlijk managementsysteem volgens ISO 14001 een toegevoegde waarde? Met een kwaliteitszorgsysteem kan heel goed de uitvoering van het operationele milieubeleid worden geregeld. Dit kan voor sommige organisaties ook voldoende zijn. Ten opzichte van ISO 14001 wordt dan het cyclische proces van inventariseren en evalueren van de milieuaspecten en het steeds verdere verbeteren van de milieuprestaties gemist. Door het implementeren en certificeren van een milieuzorgsysteem volgens ISO 14001 verplicht een organisatie zichzelf om de milieuprestaties steeds verder te verbeteren. Een milieuzorgsysteem volgens ISO 14001 heeft een toegevoegde waarde wanneer er ook steeds echte milieuverbeteringen mogelijk zijn. Wanneer het er alleen om gaat om reeds vastliggende maatregelen ook daadwerkelijk te beheersen zou in sommige gevallen ook gebruik kunnen worden gemaakt van het kwaliteitszorgsysteem. 14. Op welk moment kan ik mijn organisatie laten certificeren volgens ISO 14001? Het milieuzorgsysteem dient volledig te zijn geïmplementeerd en moet aantoonbaar goed werken. Certificatie is daarom alleen mogelijk wanneer het milieuzorgsysteem al enige tijd volledig operationeel is zodat de certificatie-instelling steekproefsgewijs de werking van alle onderdelen van het milieuzorgsysteem kan verifiëren. Bijvoorbeeld moet er een programma zijn voor de uitvoering van interne audits en dienen er al interne-audits te zijn uitgevoerd. Alleen dan kan worden beoordeeld of de organisatie in staat is zichzelf te corrigeren. Hetzelfde geldt voor de uitvoering van de directiebeoordeling. Wel kan tijdens het implementatietraject al een certificatie-instelling worden geselecteerd en een planning voor het certificatieproces worden gemaakt. Voordat het echte certificatie-onderzoek plaats vindt voert de certificatie-instelling eerst een zogenaamd vooronderzoek uit. Een van de doelstellingen van het vooronderzoek is om te bepalen of de organisatie wel klaar is voor certificatie. 15. In hoeverre moeten onderaannemers en toeleveranciers beoordeeld worden op milieuaspecten en waar staat dat in de norm? De ISO 14001-norm vraagt niet om een beoordeling van alle onderaannemers en toeleveranciers. De norm vraagt wel om een inventarisatie van de milieuaspecten van de activiteiten, producten en diensten die zij kan beheersen en waarvan mag worden verwacht dat er invloed op kan worden uitgeoefend (artikel 4.3.1). Bij het onderdeel ‘beheersing van werkzaamheden’ (artikel 4.4.6.c) wordt om een procedure gevraagd voor het identificeren van significante milieuaspecten van door de organisatie gebruikte goederen en diensten en het bekendmaken van relevante procedures aan deze organisaties. Een organisatie zal derhalve inzicht moeten hebben in hoeverre er bij onderaannemers en toeleveranciers sprake is van milieuaspecten waarop invloed kan worden uitgeoefend. Dit betekent niet dat daarvoor elke onderaannnemer en toeleverancier moet worden beoordeeld. Wel zal zichtbaar moeten zijn dat de organisatie heeft beoordeeld of er bij onderaaannemrs en/of toeleveranciers sprake is van milieuaspecten. Wanneer dit het geval is kan een vervolgstap zijn dat voor bepaalde groepen onderaannemers en/of toeleveranciers meer specifieke beoordelingen worden uitgevoerd en eisen worden gesteld aan de milieuaspecten. In het ISO 14001-certificatiesysteem van SCCM wordt een toelichting gegeven op dit onderdeel van de norm. 16. Wat kan je doen als je klachten over een bedrijf hebt of als je denkt dat ten onrechte een ISO 14001 certificaat is afgegeven? Indien u het vermoeden heeft dat een bedrijf zich niet aan de afspraken rond het ISO 14001-certificaat houdt, kunt u een klacht indienen. Klachten met betrekking tot het certificatieproces, kunt u bij de verschillende betrokken organisaties indienen: het bedrijf zelf, de certificatie-instelling (CI), de Raad voor Accreditatie (RvA) of bij SCCM. Natuurlijk kunt u ook een klacht indienen bij het bevoegd gezag, maar deze klacht moet dan betrekking hebben op de vergunning van het bedrijf. Alle betrokken organisaties hebben hun eigen procedures voor de behandeling van klachten. De CI controleert de klachtenafhandeling bij bedrijven, de RvA controleert de afhandeling van klachten bij de CI’s. Klachten over het bedrijf worden bij het bedrijf ingediend, vindt u een bedrijf ten onrechte een certificaat heeft dan richt u zich tot de CI. Hiervoor kunt u eventueel ook bij SCCM terecht. Klachten over de werking van de CI richt u aan de RvA of SCCM. 17. In hoeverre moet je als bedrijf je omgeving informeren over je activiteiten tot het verkrijgen van een ISO 14001 certificaat? Het is niet verplicht om de omgeving te informeren over het verkrijgen of het hebben van een milieuzorgsysteem of certificaat. De organisatie moet in het milieuzorgsysteem vastleggen op welke wijze en over welke onderwerpen zij met de omgeving wil communiceren. Dit kan bijvoorbeeld met het bevoegd gezag, leveranciers, milieuorganisaties of omwonenden. De certificerende instelling beoordeelt of de door het bedrijf bepaalde communicatiestrategie, past bij de milieuaspecten van de organisatie. Een klein bedrijf met weinig milieuaspecten behoeft veel minder externe communicatie dan een groot bedrijf met een grote milieu-impact waarbij ook de milieuorganisaties betrokken zijn. Het kan dus zijn dat een bedrijf geen contact zoekt met omwonenden voordat het een ISO 14001-certificaat krijgt. 18. Volgens de ISO 14001 moet ik de milieuwet- en regelgeving periodiek checken op wijzigingen. Hoe doe ik dat? ISO 14001 vereist dat de eisen worden geïdentificeerd die betrekking hebben op de processen, producten en diensten van de organisatie. Het is daarbij niet voldoende om aan te geven dat bijvoorbeeld de Wet milieubeheer van toepassing is, hierbij moet specifiek aangegeven worden welke uitvoeringsbesluiten. Om dit overzicht actueel te houden, moeten wijzigingen in wet- en regelgeving hierin worden bijgehouden. In de norm is geen frequentie vastgelegd, maar het is redelijk om dit tenminste een keer per jaar te doen. Je kunt je op verschillende manieren op de hoogte houden van wijzigingen. Bijvoorbeeld door een abonnement op de staatscourant, een nieuwsbrief milieuwetgeving of een regelmatige update van een cd-rom met wetgeving. De meeste branche organisaties houden wijzigingen in wetgeving bij voor hun leden, sommige bedrijven laten zich door de BMD of een adviesbureau informeren of door nieuwsbrieven die soms door bevoegde gezagen worden uitgegeven. Afhankelijk van de organisatie wordt er een of meerdere methoden gekozen. 19. Als een bedrijf verhuist naar een nieuwe locatie, kan het ISO 14001 certificaat dan automatisch worden meegenomen, worden er van het bedrijf nog acties verwacht en krijgt het bedrijf een nieuw certificaat voor deze nieuwe locatie? Het certificaat kan zeker niet automatisch worden meegenomen. Een verhuizing heeft over het algemeen grote gevolgen voor de organisatie. Zo zullen vergunningplichtige bedrijven ook een nieuwe vergunning nodig hebben. De CI zal moeten vaststellen of het milieuzorgsysteem is toegesneden op de omstandigheden op de nieuwe locatie en ook op de nieuwe locatie functioneert. Dit wil niet zeggen dat er een nieuw certificaat hoeft te komen. Wanneer er geen adres op het certificaat staat en de activiteiten van de organisatie niet zijn gewijzigd is het niet nodig een nieuw certificaat af te geven. In de praktijk zal het zo zijn dat de CI bij de planning van de audits rekening zal houden met een voorgenomen verhuizing. Daarnaast komt een verhuizing over het algemeen ‘niet uit de lucht vallen” en zal de CI al bij audits tijdens de voorbereiding van de verhuizing beoordelen of de gevolgen van de verhuizing voor o.a. de inventarisatie van de milieuaspecten door het bedrijf in kaart zijn gebracht. Een bedrijf is namelijk verplicht om ook de gevolgen van een voorgenomen verhuizing voor het milieu binnen het milieuzorgsysteem te beheersen. 20. Ik heb begrepen dat er een norm is voor het uitvoeren van milieu-audits. Is deze norm ook van toepassing op mijn bedrijf dat ISO 14001 gecertificeerd is? Zo ja, hoe ga ik met deze norm om? Voor het uitvoeren van zowel kwaliteits- als milieumanagementsysteemaudits is de ISO 19011 verschenen. Aangezien de ISO 19011 geen norm is, maar een richtlijn, hebben de gebruikers de vrijheid om te bepalen op welke wijze deze richtlijn te gebruiken. Dat is ondermeer belangrijk aangezien deze richtlijn een brede gebruikersgroep kent, van auditors in bedrijven (groot en klein) tot auditors van certificerende instellingen. De richtlijn biedt praktische informatie voor de voorbereiding, uitvoering en nazorg van de audits. Ook wordt er uitvoerig in gegaan op de bekwaamheid van auditors. Indien u gecertificeerd bent voor ISO 14000 of ISO 9000, dan is deze richtlijn ook voor u van toepassing. Om te kunnen voldoen aan de ISO 14001 dient u op een gedegen manier uw interne audits voor te bereiden en uit te voeren. De ISO 19011 maar ook het informatieblad ‘Het uitvoeren van interne audits’ op deze site kunnen u helpen dit op een goede manier te doen. 21. Ik ben bezig met het opzetten van een milieuzorgsysteem. Een van de onderdelen uit de ISO 14001 norm is het inventariseren en evalueren van milieuaspecten. Welk belang wordt hier binnen het zorgsysteem aan gehecht en hoe voer ik de inventarisatie het beste uit? Het register van milieuaspecten wordt ook wel gezien als de basis van het milieuzorgsysteem. Als bekend is welke milieuaspecten er door het bedrijf worden veroorzaakt, wordt hiermee duidelijk waar in het milieuzorgsysteem op geconcentreerd moet worden. De milieuaspecten van het bedrijf moeten beheerst en verminderd worden. Kennis van de milieuaspecten is dus nodig voor het opstellen van de juiste procedures en werkinstructies van het bedrijf, het vastleggen van taken en verantwoordelijkheden, het bepalen van het beleid en de doelstellingen en voor het maken van afspraken met derden. Milieuaspecten van activiteiten die aan derden worden uitbesteed, moeten, waar mogelijk, ook beheerst en verminderd worden. Voor het uitvoeren van een milieuaspecten inventarisatie en de evaluatie hiervan, heeft SCCM een informatieblad dat op deze site te vinden is. 22. In de ISO 14001 staat dat we als organisatie die milieuaspecten moeten beheersen waarop wij invloed kunnen uitoefenen. In hoeverre moeten wij hiervoor derden aanspreken die ons diensten en/of producten leveren? De kern van ISO 14001 is het verminderen van de milieubelasting van die samenhangen met de milieuaspecten die de organisatie kan beïnvloeden. Dit kunnen milieuaspecten zijn die door leveranciers worden veroorzaakt. De verantwoordelijkheid in de keten hangt dus samen met concrete milieuaspecten en niet met milieuzorg in brede zin. Verwacht mag worden dat er een overzicht is van belangrijke milieuaspecten die samenhangen met door derden geleverde diensten en/of producten. Niet kan worden volstaan met het van een leverancier vereisen van een ISO 14001-certificaat met het idee dat de leverancier dan alle relevante milieuaspecten wel zal hebben geregeld. Uw organisatie zal zelf moeten nadenken over de belangrijke milieuaspecten en moeten borgen dat prestatie-eisen bijvoorbeeld in een bestek of opdracht zijn vastgelegd. Vervolgens mag van de opdrachtgever worden verwacht dat toezicht wordt gehouden op de naleving van gemaakte afspraken.