Oplossen Tekortkomingen
Met regelmaat worden er door de auditors van certificerende instellingen ‘tekortkomingen’ uitgeschreven. Daarbij word dan door de auditor gevraagd om een plan van aanpak in te sturen. Uw adviseur heeft de basis voor dit plan van aanpak natuurlijk paraat en zal dat samen met u verder op maat maken. Onderstaand bericht van Lloyd’s geeft hier een mooie aanvulling op.
Bron: Technical Update LRQA mei 2012
Tekortkomingen begrijpen
Wat te doen als onze auditors u op de hoogte stellen van een tekortkoming?
Allereerst moet u zorgen dat de tekortkoming duidelijk en onderbouwd is en volledig begrepen wordt. Wees bereid om uw auditor op deze punten kritische vragen te stellen. Onze auditor moet kunnen uitleggen waarom de kwestie en de mogelijke gevolgen voor uw organisatie als de situatie niet wordt aangepakt naar voren zijn gebracht.
Stappenplan voor het aanpakken van tekortkomingen.
Elke echte tekortkoming moet systematisch worden aangepakt en daarvoor adviseren we het volgende vierstappenplan:
Stap één: het probleem oplossen
Als een tekortkoming een reëel risico is voor uw organisatie, dan moet u maatregelen nemen om het probleem op te lossen. Nu maatregelen nemen tegen de gevolgen van tekortkoming helpt kostbare ongevallen, slechte publiciteit en juridische stappen door de toezichthouders te voorkomen.
Stap twee: de oorzaak vaststellen
Analyseer de basisoorzaak om erachter te komen waarom de overtreding of het probleem zich heeft voorgedaan. Bespreek met uw auditor welke technieken u kunt gebruiken, hoe de kwestie aan te pakken en wie u erbij moet betrekken.
Stap drie: het lange-termijn probleem oplossen
Stel vast welke maatregelen u moet nemen om een dergelijk probleem in de toekomst te voorkomen.
Stap vier: lessen leren
Bekijk het grotere plaatje en bepaal welke lessen u kunt leren, zodat soortgelijke problemen zich in de toekomst niet meer voor kunnen doen. Neem preventieve maatregelen. Vraag onze auditors om bij dit proces te helpen. Zij zijn bekend met de vele verfijnde technieken die kunnen helpen bij het aanpakken van tekortkomingen.