DNA MATCH VIROL EN MVO-PRESTATIELADDER

Inleiding

Virol te Scheemda heeft na een inspannend traject van ruim een jaar het certificaat voor Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen mogen ontvangen. Daarmee is Virol absoluut koploper in haar branche en in Noord-Nederland.

In Noord-Nederland en Duitsland (Nedersaksen) zamelt Virol diverse afvalstromen in bij bedrijven, overheden, scholen en verenigingen. Hierbij staat een duurzame verwerking tot nieuwe producten of energie centraal. Met Reisswolf bewaakt het bedrijf de waarde van vertrouwelijk gegevens door veilige en gesloten opslag, vernietiging, digitalisering  en postscanning.

In dit interview kijken we met het MVO-projectteam van Virol terug op het MVO-traject en de behaalde resultaten.

 

Aanleiding voor de MVO-Prestatieladder?

Sinds 1970 is Virol met haar dienstverlening een actief onderdeel van de recycleketen. De P van Planet zit al in onze bedrijfsgenen, mede door het recyclen van afvalstromen. Ook de P’s van People en Profit staan zeer dicht bij onze organisatie. MVO past goed bij ons en het was voor ons een logische stap om MVO te certificeren. Met onze certificeringen tonen we aan dat we blijven ontwikkelen en dat we ondernemen op een bepaald kwaliteitsniveau. Het MVO certificaat toont aan dat wij dit ook op een maatschappelijk verantwoorde wijze doen.

Daarnaast geeft Virol met het behalen van het MVO-certificaat antwoord op een marktontwikkeling. De vraag: ‘Hoe vult Virol haar verantwoordelijkheden rond Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen in?’ kunnen we nu beantwoorden met: ‘Door het jaarlijks onafhankelijk te laten toetsen tegen de MVO-Prestatieladder-norm.’

Het MVO certificaat is een sterk instrument om onderscheidend te zijn in de markt en te voldoen aan de wensen van de klant. Denk bijvoorbeeld aan aanbestedingen van overheden, waar steeds vaker wordt gekeken naar hoe bedrijven hun MVO-beleid hebben ingericht. Daarbij komt dat wij tot de eerste bedrijven in Nederland behoren die dit certificaat hebben behaald. We onderscheiden ons op dit punt.

Wat waren ‘pittige momenten’ in het certificatie-project?

Het interpreteren van de MVO-norm was soms lastig, evenals het vertalen van de normeisen naar de organisatie. Met een eigen interpretatie van de normonderdelen, werden de kaders intern duidelijk. De vraag was steeds, “Waar is er ruimte de MVO-norm te vertalen naar onze bedrijfssituatie?”, onze adviseur was een waardevolle expert in dit proces. Daarna konden we het beleid binnen deze kaders naar eigen inzicht invullen. Zo is het op onderdelen de Virol-MVO-prestatieladder geworden; en dat is goed. Het leeft binnen de organisatie!

Gelukkig is er die vertalingsvrijheid; onze wijze van denken en werken konden we erin verwoorden, al was het soms lastig de bewijsvoering voor de auditor van de certificerende instantie voldoende aantoonbaar te maken.

Een andere leuke en interessante uitdaging was om MVO duidelijk te maken aan de stakeholders. Voor onze medewerkers hebben we dit ingevuld door diverse MVO-onderwerpen in een cabaretavond te belichten. Medewerkers kregen stellingen voorgelegd en er werd om hun mening gevraagd. Iedereen had een petje gekregen en kon op deze manier een mening geven. “Petje op” gaf aan dat je het eens was met de stelling en “Petje af” gaf aan dat je het niet eens was met de stelling. Zo kwam de dialoog op gang en is MVO heel begrijpelijk en concreet geworden voor het personeel.

Toegevoegde waarde naast de ISO 9001 en ISO 14001?

Een onderdeel van MVO is ‘Planet’. Dit was al grotendeels geborgd binnen het ISO 14001-certificaat wat Virol al sinds 1999 heeft. Maar de MVO-Prestatieladder legt andere accenten. Vooral voor het onderwerp ‘People’ was het proces van MVO certificeren een verdieping en een structurering. Deze verdieping is ook ontstaan door de interactie met stakeholders. MVO vraagt openheid van zaken; je durft jezelf kwetsbaar op te stellen als je je stakeholders vragen gaat stellen als ‘Wat kunnen we beter doen?’ en ‘Wat verwacht je van Virol?’. Het heeft de onderlinge relaties op allerlei niveaus en in allerlei verbanden verstevigd. Bij de uitvoering van ons beleid proberen we nu voortdurend een goede balans te vinden tussen de drie P’s. De MVO-Prestatieladder geeft ons hiervoor meer structuur. Deze drie P’s zijn nu aantoonbaar geborgd en onderdeel van de bedrijfsvoering.

Hoe ervaren stakeholders het behaalde MVO-certificaat?

We wilden al onze stakeholders aantoonbaar en met diepgang betrekken bij onze bedrijfsvoering. We kregen veel positieve reacties. Niet alleen van klanten, maar ook van medewerkers en omwonenden en de andere stakeholders. Ze geven aan het prettig te vinden betrokken te worden. Vooral het bespreken van de verbetermogelijkheden met concrete onderwerpen werd als positief ervaren.

Het was wel een stevige klus; honderden stakeholders zijn geënquêteerd en vele interviews zijn afgenomen. Zo ook bevoegd gezag zoals provincie en gemeente hebben we hierbij betrokken. Met omwonenden waren de contacten al goed. Door nu het gesprek aan te gaan, krijgen de contacten diepgang en worden de gezamenlijke belangen concreet. Voor de interne organisatie hebben we naast de al eerder genoemde MVO cabaretavond een klankbordgroep in het leven geroepen, bestaande uit medewerkers van verschillende afdelingen binnen onze organisatie. Elke afdeling is hierin vertegenwoordigd. Klankbordleden geven namens hun eigen afdeling meningen en ideeën over MVO gerelateerde onderwerpen. Ook koppelen de klankbordgroepleden de MVO-onderwerpen weer terug in het werkoverleg op de afdelingen. Zo creëren we een dialoog. Overigens is MVO een vast agendapunt in al het reguliere werkoverleg. De diverse aandachtpunten die de klankbordgroep aanreikt komen terug in managementteamoverleg.

Wat was de meerwaarde van Van Voorst Consult?

In het begintraject ondersteunde de adviseur van Van Voorst Consult ons vooral met achtergrondinformatie bij de diverse MVO-normeisen. Inzichten en interpretaties werden zo gevormd. Daarnaast reikte de adviseur van Van Voorst Consult diverse hulpmiddelen aan zoals bijvoorbeeld een methodiek voor de stakeholderanalyse. Het belangrijkste is, je moet dit als organisatie zelf doen, jezelf eigen maken. Onze adviseur was hierin een waardevolle sparringpartner, klankbord en coach. De MVO-Prestatieladder maken tot iets van Virol, dat is gelukt! We hebben het MVO-Prestatieladder-certificaat behaald.