ISO 9001-HANDBOEK: HET KAN OOK EENVOUDIGER!

Van ISO 9001 handboek tot kwaliteitszorgsysteem In veel ISO 9001-gecertificeerde bedrijven wordt het ISO (9001) handboek vaak ervaren als een hoop papierwerk. In dit artikel een aantal richtlijnen en tips die bijdragen tot een vereenvoudiging van het ISO 9001 handboek.

In sommige organisaties is het ISO (9001) handboek behoorlijk uitgebreid. Dit heeft te maken, zegt men, met de grootte en complexiteit van de organisatie, de indeling van het handboek of de druk of eis van de adviseur of externe auditor… noem alle argumenten maar. Een herziening van het ISO (9001) handboek, of eigenlijk het organisatiehandboek, is dan zeker nuttig. Ook komt het regelmatig voor dat het ISO 9001 handboek vaak alleen geraadpleegd wordt in het kader van interne en externe audits. Op zich is dat jammer gezien het handboek eigenlijk mag beschrijven wie je als organisatie bent en hoe er met elkaar meerwaarde wordt gecreëerd.

Het vastleggen van de processen in een ISO handboek is geen doel op zich. Wel is het zo dat dit één van de ISO 9001-eisen is (aanvulling: ook bij de nieuwe ISO 9001:2015 wordt gevraagd hoe de processen gerelateerd aan de klant worden geborgd). Maar er is veel meer. ISO 9001 streeft naar een verhoging van de klantentevredenheid door beheersing en verbetering. Het vastleggen van processen kan een uitstekende basis zijn voor de analyse en de verbetering ervan. Een procesbeschrijving kan ook zonder analysetechnieken al een groot aantal zwakke punten identificeren. Ook kan het ISO 9001 handboek nuttig zijn voor het opleiden van mensen en om ze te raadplegen in geval van twijfel.

Er zijn, buiten ISO 9001, nog andere voordelen verbonden aan het documenteren van processen in een ISO handboek. Ze vormen de basis voor vele andere toepassingen. Hieronder een greep uit de mogelijkheden :

• verbeteren van interne controlesystemen (Sarbanes-Oxley);

• beheersen van operationele risico’s;

• reduceren van kosten;

• verminderen van verspilling;

• verbeteren van klantgerichtheid;

• verminderen van doorlooptijden;

• verhogen van productiviteit;

• ontplooien van de strategie;

• opbouwen concurrentievoordeel;

• optimaliseren van ketendenken (tussen organisaties);

• voorbereiden van fusies, overnames;

• voorbereiding van uitbestedingen;

• afsluiten van SLA’s (Service Level Agreements);

• voorbereiden van een reorganisatie;

• invoeren van competentiemanagement;

• invoeren van kennismanagement;

• opstellen personeelsbehoeftenplan;

• voorbereiden van informatisering;

• vereenvoudigen van documentenstroom;

• invoeren van kostprijssysteem;

• etc…

Goed opgestelde procesbeschrijvingen is één van de voorwaarden (of kritieke succesfactoren) bij het slagen van de bovenvermelde projecten of initiatieven.

Hier volgen een aantal tips om het ISO 9001 handboek te vereenvoudigen. Ze zijn ingedeeld in de rubrieken:

1. Structuur van het ISO handboek

2. Inhoud van het ISO handboek

3. Vorm en goedkeuring/verspreiding van documenten.

Wilt u meer informatie over de opzet van een organisatiehandboek of ons voorbeeld zien van een of meerdere normen, neem dan vrijblijvend met ons contact op.