IFS LOGISTIEK

Wat is IFS Logistiek?

Retail (supermarktketens) en fabrikanten hebben met elkaar als doel om openheid na te streven op het gebied van de complete bevoorradingsroute.
De IFS-standaard gericht op de productie van voedingsmiddelen werd vastgesteld in 2003 .

In 2006 is de IFS-Logistics geïntroduceerd en tot op dit moment is er niets vergelijkbaars op het gebied van logistieke dienstverlening, hoewel er steeds meer wettelijke voorschriften op dit gebied komen.
De nieuwe EU voorschriften op het gebied van controle/inspectie, zullen deze ontwikkelingen nog meer doen toenemen.
Duitse en Franse retailorganisaties die samenwerken met andere internationale retailers en experts, hebben de IFS Logistiek opgesteld om te voorkomen dat fabrikanten worden overweldigd door een overvloed aan extreem verschillende voorschriften.

Het doel van de standaard is om het gat te dichten tussen productie en groothandel, en een mogelijkheid te scheppen omt de hele bevoorradingsroute te kunnen auditten. Tot op dit moment was opslag en transport van het product nog het zwakke schakel in de keten.

Duitse en Franse retailorganisties en logistieke dienstverleners hebben hun kennis bijgedragen, alsook hun ervaring met de Duitse QS Standaard, om IFS Logistics te helpen ontwikkelen en ook door te verzekeren dat het praktisch toepasbaar is.

Wat zijn de doelstellingen en structuren van IFS Logistiek?

Doelstellingen
De doelstellingen van IFS Logistiek zijn:

* Het vastleggen van een uniforme standaard en een uniform audit-systeem.
* Het aanstellen van geaccrediteerde en gekwalificeerde certificeringinstellingen en auditors.
* Het transparant en vergelijkbaar maken van de gehele bevoorradingsroute.
* Het reduceren van kosten voor retailorganisties en logistieke dienstverleners.

De IFS Logistiek is toepasbaar voor zowel food als non-food producten en het bestrijkt alle logistieke activiteiten, zoals: transport, opslag, distributie, laden/uitladen, etc. Het is van toepassing op alle soorten logistiek: aflevering per weg, spoor of schip; zowel diepgevroren/afgekoeld als zonder koeling.

IFS Logistiek is gebaseerd op de EN 45011 standaard, die wordt toegepast voor procescontroles. Dit betekent dat een certificaat alleen per locatie wordt afgegeven. Volgens deze regeling kan het certificaat dus niet een andere, niet gecontroleerde, locatie betreffen.

De structuur van IFS Logistiek
In totaal worden 98 punten gecontroleerd. Ze zijn onderverdeeld in drie hoofdgroepen:

1. Basisvoorwaarden die van toepassing zijn op alle toeleveringsbedrijven of logistieke dienstverleners.
2. Criteria voor opslag en distributie.
3. Criteria voor speciale toeleveringsbedrijven of transportdiensten.

Deze onderverdeling is bedoeld om ook kleinere bedrijven toe te laten die alleen voorzien in speciale logistieke diensten, zodat ook zij met succes voor een IFS-Logistiek-audit kunnen slagen. In het algemeen worden alle drie de groepen op gelijke wijze gecontroleerd.

Er zijn 46 criteria in het onderdeel basisvoorwaarden, alsvolgt verdeelt :

(1) Management van het kwaliteitssysteem (HACCP/risicomanagement)
(2) Management verantwoordelijkheden
(3) Resource management
(4) Realisatie van de dienstverlening
(5) Metingen, analyses, verbeteringen

Er zijn 39 criteria in het onderdeel opslag en distributie; die hebben te maken met hygiëne-management, verlichting, ongediertebestrijding, onderhoud, onderzoek, metingen en afstemming (kalibreren).
Het onderdeel transport houdt 13 extra criteria in voor verpakking en transport.

IFS Logistiek heeft speciale aandacht voor hygiëne en risicomanagement (first in/first out), temperatuurcontrole, huishouding, onderzoek. Speciale aandacht wordt verleend aan managementverantwoordelijkheden, het operationeel uitvoeren van corrigerende acties en personeelstraining.

KO criteria
Net als de IFS-standaard voor voedingsmiddelen maakt de IFS Logistiek ook gebruik van KO (Knock-Out)-criteria. Deze eisen moeten voldoende zijn geïmplementerd anders stopt de audit op dit punt en wordt het bedrijf “afgekeurd”. Er zijn drie KO criteria vastgesteld:

* HACCP Analyse
* Management ondersteuning
* Corrigerende acties

Belangrijkste punten van ‘’geen overeenstemming/afgekeurd worden’’
Bijkomend punt is een ‘’Major’’ afwijking. Het transportbedrijf zal een Major afwijking krijgen wanneer er een direct risico wordt geconstateerd voor het product of wanneer wetgeving niet wordt nageleefd (niet bekend is) bij een Non-KO criterium. Dit is met name van belang het volgende van de (wettelijke) transport-temperaturen.

Het toekennen van een Major leidt tot het aftrekken van 15% van het totaalmogelijke score van de het gecontroleerde bedrijf. Een certificaat kan alleen worden toegekend als, ondanks de aftrekking, het totaal aan controlescore 75% of meer is en een volgende controle aantoont dat het de major afwijking is gecorrigeerd/verholpen.

Hoe wordt de score vastgesteld?
Met uitzondering van de drie KO-criteria, wordt elke criterium als volgt geëvalueerd:

A: 20 punten – in volledige overeenstemming met de criteria in de standaard.
B: 15 punten – bijna in volledige overeenstemming met de criteria in de standaard, maar een kleine afwijking werd nog gevonden.
C: 5 punten – slechts een klein gedeelte van de criteria zijn (reeds) ingevoerd.
D: 0 punten – de criteria in de standaard zijn niet ingevoerd.

De drie KO-criteria kunnen een ‘’A”, ”B” of “D” toegekend krijgen. Er is geen ‘’C” evaluatie mogelijk bij een KO-criterium. Bij de toekenning van een ‘’D’’ zal de audit onmiddellijk beëindigd worden. Zodra de afwijking is gecorrigeerd/verholpen zal er door de klant (= het te controleren bedrijf) een nieuwe audit worden gepland.

De auditor zal schriftelijk verschillende redenen aangeven bij elke eis waaraan geen ‘’A’’ wordt toegekend. Het te controleren bedrijf/de klant zal in het actieplan (dat deel is van de audit) beschrijven hoe dit punt verbeterd gaat worden en hoe men van plan is om in de toekomst geheel aan de criteria te voldoen.

In tegenstelling tot bij IFS Food, zijn de criteria bij IFS Logistiek niet onderverdeeld in de basis en hoger niveau. Noch zijn er enige aanbevelingen. Gedurende de audit worden alle criteria geëvalueerd. Het behaalde niveau wordt berekend op basis van de behaalde punten. De klant heeft basisniveau behaald, als er gescoord wordt tussen 75% en 95% van het totaal aantal punten. Als 95% of meer van alle mogelijke te behalen punten wordt gescoord, wordt de klant gecertificeerd op hoger niveau.

Hoeveel tijd kost een IFS Logistieke audit?
Ervaring heeft geleerd dat de gemiddelde audittijd een dag bedraagt voor de initiele audit en een halve dag voor de heraudit. Het schrijven en beoordelen van het auditverslag kost ook nog een halve dag.

 

Maar de tijd die nodig is om de audit te houden, hangt af van verschillende factoren:
* fysieke grootte van het logistieke terrein
* het soort dienstverlening
* de gekozen scope van de audit
* de hoeveelheid transporteenheden die erbij zijn betrokken
* de hoeveelheid opslageenheden die erbij zijn betrokken
* de hoeveelheid personeel dat erbij is betrokken
* de hoeveelheid afwijkingen (met de norm) zoals die zijn bepaald tijdens eerdere controles

De tijd die nodig is voor de audit wordt vastgelegd in het contract tussen de klant en de certificeringsinstelling.

Welke retail organisaties ondersteunen IFS Logistiek?
Alle retailers die vallen onder de HDE-organisatie (Duitsland), of die lid zijn van het FCD comité (Frankrijk). Bijvoorbeeld:
Metro AG, de REWE Group, Edeka, Aldi, Tengelmann, AVA, Globus, Markant, Lidl, Kaufland, Wal-Mart Duitsland of Auchan, Carrefout, EMC-Groupe Casino, Monoprix, Picard Surgelés, Provera (Cora and Match), Systeme.
Daarnaast zijn er een groot aantal retailers in Italië, Polen, Oostenrijk, Zwitserland, Hongarijë en nog meer andere landen die ook de IFS ondersteunen.

Wie moet getoetst worden door  IFS Logistiek?
Allerlei logistieke dienstverleningsbedrijven kunnen door IFS Logistiek worden gecontroleerd, of ze nu werken in de detailhandel of in de voedselindustrie.

Wie zijn er gekwalificeerd om IFS Logistiek audits uit te voeren?
Alle instellingen die IFS mogen certificeren, mogen ook IFS Logistiek-audit uitvoeren. Een complete lijst met goedgekeurde IFS certificeringsinstellingen is te zien op www.food-care.info.