Blog: Recall inspectie – oefening baart kunst

En toen stond het team onder spanning… het verslag van een fictieve recall.

Op verzoek van een klant voeren wij regelmatig audits uit. Dit kunnen aangekondigde, onaangekondigde of zelfs incognito audits zijn. Via deze blog geven we graag een kijkje van een incognito-audit waarin gekeken is naar het proces van een (fictieve) recall inspectie in de food.
Noem mij als adviseur voor het gemak “Incognito”.

Wat een climax… De onaangekondigde inspectie begon de middag ervoor. Ik, incognito, bel met de kwaliteitsmanager van klant Toetjes B.V. inzake een mogelijke klacht over het product ‘lekkernij’ met ziektemaker ‘viezigheid’.
De volgende morgen wordt incognito allerhartelijkst ontvangen door de kwaliteitsmanager, productieleider en directeur. ‘Wat is de reden van uw bezoek, incognito?’ vraagt de directeur zich ongemakkelijk af. ‘Dat kan ik jullie uitleggen…’ licht incognito toe, ‘enkele consumenten hebben melding gemaakt van ‘viezigheid’ in product ‘Lekkernij’ en daar wil ik graag een onderzoek naar doen. Wellicht moet er een recall worden uitgevoerd.’ Daar schrikt het team toch wel even van!

Daar schrikt het team toch wel even van!

Met het fysiek aanwezige product wordt het inspectieonderzoek gestart. De kwaliteitsmanager en productieleider gaan actief op onderzoek uit. Incognito gaat met de productieleider en een dosis gezonde spanning onder begeleiding door de fabriek, ogen en oren wijd open natuurlijk. De eerste dingen die tijdens de rondgang opvallen, worden meteen besproken.

Dan gaat men de diepte in. Navraag ‘mag ik dat even zien’, wat is hiervan de onderbouwing, waarom hebben jullie voor dit of dat gekozen, kloppen de vermelde getallen met de praktijk? En zoals je begrijpt, daarin zijn vaak wel een aantal afwijkingen te vinden. De onderbouwing is niet kloppend, objectieve gegevens en verklaringen lopen door elkaar heen en afgaan op blauwe ogen kan niet. De spanning loopt op.

Incognito bevestigt het gevoel wat inmiddels bij de kwaliteitsmanager, de productieleider en de controller is ontstaan. Vervelend, maar de administratie is niet op orde. Bij het kruislings controleren van de data is geconstateerd dat de hoeveelheid gebruikt product niet overeenstemt met het toe te passen product. De aanwezige voorraad stemt niet overeen met de voorraad op papier.

En dan… de eindevaluatie! De kwaliteitsmanager en productieleider zitten er verslagen bij. De directeur wordt bijgepraat met de constateringen van het onderzoek. Dit keer is de verslagenheid best groot. Hoe nu verder?! Er zijn al enkele verbetermaatregelen in gang gezet, maar die blijken nog onvoldoende. Er wordt druk gediscussieerd over mogelijke oplossingen. Het wordt tijd dat incognito het team bevrijdt uit de lastige situatie.

‘Jammer van de constateringen, dit mag echt niet voorkomen! Het goede nieuws is: ik ben incognito… En jullie hebben gelukkig ruimte om dit te verbeteren! Zet deze verbeteringen zo spoedig mogelijk in gang, want de volgende keer is het niet incognito maar komt de inspecteur zelf. Dan gaat het niet meer om fictie, maar heeft u mogelijk een serieus probleem!”

Getekend,
Incognito

 

N.B.: Of het nu gaat om BRC, IFS, FSSC 22000 of een andere standaard, veel klanten staan toch elke keer weer voor een behoorlijk opgave: hoe borg ik de traceerbaarheid en hoe oefen ik een recall objectief en onafhankelijk in mijn organisatie. Het is al snel “de slager die zijn eigen vlees keurt”.

De oplossing: doe een food Mystery Recall Inspection. Niet die eigen check, maar liever een goede recall oefening waar lering uit getrokken kan worden.
Voordeel van onze inzet is dat je tevens een goed algemeen beeld krijgt hoe de organisatie ervoor staat mede i.r.t. wetgeving of een specifieke norm.

Steeds meer klanten vragen ons om dergelijke ondersteuning in deze materie. Afhankelijk van uw bedrijfsgrootte en proces doen we u momenteel deze aanbieding.
We bestaan dit jaar 25 jaar en zijn enorm trots op onze klanten! Inclusief voorbereiding, eindbespreking en rapportage bieden we deze speciale dienst aan als pakket met een jubileumprijs van € 1249,- (excl. BTW).

Neem vrijblijvend contact op via ons contactformulier of bel met Bouke de Vries via 06-57 47 69 04